भोपाल: राज्य सरकार ने कागजी कार्यवाही बंद करने के लिये प्रारंभ की गई ई-ऑफिस एप्लीकेशन सिस्टम में डाली गई भौतिक फाईल मेनेजमेंट सिस्टम को संचालित करने के लिये विभागीय मंत्रियों और उच्च अफसरों को छूट प्रदान कर दी है।मंत्रीगण एवं उच्च अफसर इसके लिये अपना कर्मचारी नियुक्त कर सकेंगे जो फाईल मूवमेंट सिस्टम को संचालित करेगा।
सामान्य प्रशासन विभाग द्वारा सभी विभागों को जारी निर्देश में कहा गया है कि फाईल मेनेजमेंट सिस्टम मंत्रालय में प्रचलित भौतिक नस्तियों के मूव्हमेंट की स्थिति ज्ञात करने हेतु ई-ऑफिस एप्लीकेशन के माध्यम से भौतिक फाईल मैनेजमेंट (ट्रैकिंग) सिस्टम 1 मई 2022 से लागू किया गया है।
भौतिक फाईल मैनेजमेंट (ट्रैकिंग) सिस्टम को शुरू करने से पूर्व विभाग के समस्त अधिकारियों/कर्मचारियों के ई-ऑफिस अकाउंट को अपडेट कराये जाने के साथ-साथ विभागीय मंत्री एवं उप सचिव से उच्च स्तर के सभी अधिकारियों के ई-ऑफिस अकाउंट का डेलीगेशन, अधिकारी के पर्सनल स्टाफ को दिए जाने हेतु ई-आफिस अकाउण्ट डेलीगेशन फार्म को भर कर उपलब्ध कराया जाना है। यह कार्यवाही सुनिश्चित करते हुए ई-ऑफिस एप्लीकेशन के माध्यम से भौतिक फाईलों के मैनेजमेंट (ट्रैकिंग) सिस्टम का उपयोग करने हेतु अधीनस्थों को निर्देशित करें।
इसलिये बनाया ट्रेकिंग सिस्टम :
दरअसल मुख्यमंत्री शिवराज सिंह चौहान ने फाईल ट्रेकिंग सिस्टम बनाने के निर्देश दिये थे ताकि यह ज्ञात हो सके कि कौन सी फाईल किस स्तर पर कितने दिन लंबित रही है। इससे संबंधित जिम्मेदारी भी आसानी से तय की जा सकेगी।
